Calendario de outlook

CALENDARIO Desde las más antiguas civilizaciones como la China, los Aztecas y pasando por los Romanos, el tiempo es el mecanismo básico para orientarnos, así como el calendario es el método más eficaz para planificar la vida y el tiempo. Con el ritmo de vida que llevamos hoy en día, trabajo, gimnasio, clases de inglés, los niños, etc, se hace imprescindible una organización diaria o como mínimo semanal y siempre se nos olvida algo. Por eso Outlook 2007 lleva incorporado un calendario a modo de agenda personal. Además del manejo de mensajes, la segunda herramienta más utilizada en Outlook es el Calendario, pues te permite hacer anotaciones, como una visita al dentista, la fecha de cumpleaños de un familiar, etc. En este tema aprenderás a utilizar el calendario, a crear y planificar anotaciones y eventos, añadir un recordatorio y ver tu planificación utilizando varias vistas del calendario.

La pantalla del calendario

Lo primero que vamos a hacer es señalar las zonas más destacadas de la pantalla del calendario. Al pulsar sobre el acceso directo , aparece la barra de Calendario y la pantalla toma un aspecto similar al que vemos en la imagen.

La barra del calendario. La barra del calendario contiene las acciones más comunes que se utilizan para gestionar las citas del calendario. Por ejemplo el botón sirve para crear una nueva cita en el calendario. El menú emergente del calendario. Este es el menú emergente del calendario, donde podemos encontrar las operaciones más utilizadas a la hora de planificar nuestras citas, eventos y demás gestiones llevadas en una agenda. Para acceder a él debemos situarnos sobre el planning del día y hacer clic con el botón derecho del ratón. Puede que la vista del Calendario no la visualices de esta forma, existen distintas vistas disponibles que se pueden seleccionar desde la opción Ver → Vista actual de la barra de menús.  Planificar una cita Vamos a ver cómo podemos planificar una cita y añadirla a nuestro calendario. Para ello vamos a ver las distintas variantes para añadir una nueva cita. Podemos añadir una cita simple o bien una cita completa. Para añadir una cita simple debemos seleccionar el día del calendario situado arriba a la derecha y después sobre el planning de horas del día hacer clic en el intervalo en el que queremos añadir la cita y seguidamente solo nos queda escribir el texto de la cita, por ejemplo "Cita con el dentista". Si queremos añadir una cita más completa, con alarma, con etiqueta de importancia, etc, deberemos entrar en la ventana de la Cita. Para abrir esta ventana tenemos varias opciones: Haciendo doble clic en el intervalo de tiempo, o pulsando con el botón derecho del ratón sobre el intervalo de tiempo y escogiendo la opción Nueva cita del menú emergente, o seleccionando el intervalo de tiempo y pulsando sobre el botón Nuevo de la barra de botones del calendario. La ventana de Cita En la imagen de abajo podemos ver la pantalla de creación de una nueva cita, vamos a explicar un poco más en detalle cada parte de la pantalla en sí misma. La barra de botones Comencemos con la barra de botones de creación de una nueva cita. En ella podemos encontrar botones como que nos sirve una vez terminada de redactar la cita para guardarla y cerrar la ventana, también vemos el botón que nos sirve para imprimir la cita, más adelante veremos algunos más de la barra de botones. Los campos de la cita Los datos de la cita se agrupan en la sección Mostrar, entre Programación donde podemos definir, entre otros, la lista de asistentes, y Cita que veíamos más arriba. En este campo debemos indicar el tema de la cita. Por ejemplo "Dentista". En este campo especificamos donde ocurrirá la cita prevista. Por ejemplo "localidad o calle del dentista". Aquí especificamos la fecha y la hora de Comienzo y Fin de la cita. Existe un cuadro de verificación para indicar si es Todo el día y así no tener que rellenar las horas. Aquí podemos indicar que nos avise con cierta antelación, con el sonido predeterminado o pulsando sobre podemos escoger el fichero de audio que deseemos se ejecute cuando llegue el momento. En podemos especificar cómo se mostrará la hora en el calendario (libre, provisional, no disponible, fuera de oficina). En podemos escoger el color o una clasificación para la cita. En un principio se muestran colores, pero podemos crear nuestras propias categorías. En el área en blanco disponible podemos escribir un texto para aclarar mejor las características de la cita. Siguiendo con el ejemplo del dentista, podemos indicar cómo llegar a la consulta, o si tenemos que llamar antes de asistir, etc. Una vez completados todos los datos de la cita debemos pulsar sobre para que quede registrada la cita y cerrar la ventana. Aquí tenemos el resultado de la cita creada por este modo. Las citas, también se mostrarán en la barra de Tareas pendientes. Eliminar una cita Para eliminar una cita, porque nos hayamos equivocado o porque ya ha pasado, tenemos diversas opciones: Seleccionamos la cita y hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella y pulsamos sobre la opción Eliminar. Seleccionamos la cita y pulsamos sobre la tecla Supr del teclado. Seleccionamos la cita y hacemos clic sobre el botón de la barra de botones del calendario.