Calendario de outlook

CALENDARIO Desde las más antiguas civilizaciones como la China, los Aztecas y pasando por los Romanos, el tiempo es el mecanismo básico para orientarnos, así como el calendario es el método más eficaz para planificar la vida y el tiempo. Con el ritmo de vida que llevamos hoy en día, trabajo, gimnasio, clases de inglés, los niños, etc, se hace imprescindible una organización diaria o como mínimo semanal y siempre se nos olvida algo. Por eso Outlook 2007 lleva incorporado un calendario a modo de agenda personal. Además del manejo de mensajes, la segunda herramienta más utilizada en Outlook es el Calendario, pues te permite hacer anotaciones, como una visita al dentista, la fecha de cumpleaños de un familiar, etc. En este tema aprenderás a utilizar el calendario, a crear y planificar anotaciones y eventos, añadir un recordatorio y ver tu planificación utilizando varias vistas del calendario.

La pantalla del calendario

Lo primero que vamos a hacer es señalar las zonas más destacadas de la pantalla del calendario. Al pulsar sobre el acceso directo , aparece la barra de Calendario y la pantalla toma un aspecto similar al que vemos en la imagen.

La barra del calendario. La barra del calendario contiene las acciones más comunes que se utilizan para gestionar las citas del calendario. Por ejemplo el botón sirve para crear una nueva cita en el calendario. El menú emergente del calendario. Este es el menú emergente del calendario, donde podemos encontrar las operaciones más utilizadas a la hora de planificar nuestras citas, eventos y demás gestiones llevadas en una agenda. Para acceder a él debemos situarnos sobre el planning del día y hacer clic con el botón derecho del ratón. Puede que la vista del Calendario no la visualices de esta forma, existen distintas vistas disponibles que se pueden seleccionar desde la opción Ver → Vista actual de la barra de menús.  Planificar una cita Vamos a ver cómo podemos planificar una cita y añadirla a nuestro calendario. Para ello vamos a ver las distintas variantes para añadir una nueva cita. Podemos añadir una cita simple o bien una cita completa. Para añadir una cita simple debemos seleccionar el día del calendario situado arriba a la derecha y después sobre el planning de horas del día hacer clic en el intervalo en el que queremos añadir la cita y seguidamente solo nos queda escribir el texto de la cita, por ejemplo "Cita con el dentista". Si queremos añadir una cita más completa, con alarma, con etiqueta de importancia, etc, deberemos entrar en la ventana de la Cita. Para abrir esta ventana tenemos varias opciones: Haciendo doble clic en el intervalo de tiempo, o pulsando con el botón derecho del ratón sobre el intervalo de tiempo y escogiendo la opción Nueva cita del menú emergente, o seleccionando el intervalo de tiempo y pulsando sobre el botón Nuevo de la barra de botones del calendario. La ventana de Cita En la imagen de abajo podemos ver la pantalla de creación de una nueva cita, vamos a explicar un poco más en detalle cada parte de la pantalla en sí misma. La barra de botones Comencemos con la barra de botones de creación de una nueva cita. En ella podemos encontrar botones como que nos sirve una vez terminada de redactar la cita para guardarla y cerrar la ventana, también vemos el botón que nos sirve para imprimir la cita, más adelante veremos algunos más de la barra de botones. Los campos de la cita Los datos de la cita se agrupan en la sección Mostrar, entre Programación donde podemos definir, entre otros, la lista de asistentes, y Cita que veíamos más arriba. En este campo debemos indicar el tema de la cita. Por ejemplo "Dentista". En este campo especificamos donde ocurrirá la cita prevista. Por ejemplo "localidad o calle del dentista". Aquí especificamos la fecha y la hora de Comienzo y Fin de la cita. Existe un cuadro de verificación para indicar si es Todo el día y así no tener que rellenar las horas. Aquí podemos indicar que nos avise con cierta antelación, con el sonido predeterminado o pulsando sobre podemos escoger el fichero de audio que deseemos se ejecute cuando llegue el momento. En podemos especificar cómo se mostrará la hora en el calendario (libre, provisional, no disponible, fuera de oficina). En podemos escoger el color o una clasificación para la cita. En un principio se muestran colores, pero podemos crear nuestras propias categorías. En el área en blanco disponible podemos escribir un texto para aclarar mejor las características de la cita. Siguiendo con el ejemplo del dentista, podemos indicar cómo llegar a la consulta, o si tenemos que llamar antes de asistir, etc. Una vez completados todos los datos de la cita debemos pulsar sobre para que quede registrada la cita y cerrar la ventana. Aquí tenemos el resultado de la cita creada por este modo. Las citas, también se mostrarán en la barra de Tareas pendientes. Eliminar una cita Para eliminar una cita, porque nos hayamos equivocado o porque ya ha pasado, tenemos diversas opciones: Seleccionamos la cita y hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella y pulsamos sobre la opción Eliminar. Seleccionamos la cita y pulsamos sobre la tecla Supr del teclado. Seleccionamos la cita y hacemos clic sobre el botón de la barra de botones del calendario.

Lista de notas de outlook

LISTA DE NOTAS Si trabajas en una oficina seguramente tengas la mesa del escritorio, el monitor y allá donde mires llena de notas Post-it por todos lados para que no se te olviden las cosas. En Outlook 2007 también tienes un bloc de notas Post-it interminable, donde puedes pegar y pegar notas hasta que te canses, y de diversos colores para clasificar las ideas. Esta herramienta es muy fácil de utilizar y a la vez es útil y eficaz. En este tema aprenderás a utilizar las notas, cómo crearlas, personalizarlas, eliminarlas, imprimirlas y cambiar las vistas del tablón de notas.

La pantalla de notas

Al pulsar sobre el acceso directo , nos aparece el tablón de notas tal como vemos en la imagen de la derecha ( si no tenemos ninguna nota debe estar en blanco ), y la barra de herramientas se sustituye por la barra de botones de Notas. La barra de botones de Notas La barra de botones de notas contiene las acciones más comunes que se utilizan para tomar notas. Por ejemplo el botón sirve para crear una nueva nota y añadirla al tablón. El menú emergente de Notas Este es el menú emergente de notas, donde podemos encontrar las operaciones más utilizadas a la hora de crear y organizar el panel de notas. Para acceder a él debemos situarnos sobre el panel y hacer clic con el botón derecho del ratón. Además del menú emergente de la pantalla de notas también disponemos de un menú emergente para cada nota específica. Para acceder a él debemos hacer clic con el botón derecho sobre la nota en cuestión. Crear una nota Vamos a ver cómo podemos crear una nueva nota y añadirla al tablón. Podemos añadir una nota de diversas maneras: Haciendo doble clic sobre el panel de notas Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el panel de notas y escoger la opción Nueva nota del menú emergente Haciendo clic sobre el botón Nuevo de la barra de botones de Notas En la imagen de la derecha podemos ver la pantalla de nueva nota. Podemos apreciar que es tal cual como si fuera un Post-it, además indica la fecha y la hora de la creación. En la esquina superior izquierda podemos ver el icono , si pulsamos sobre él nos aparece un menú emergente con las opciones disponibles para la nota como por ejemplo la opción que sirve para cerrar la nota, al igual que el botón situado en la esquina superior derecha de la nota . Editar y modificar una nota Editar una nota Para editar una nota después de haber sido creada, simplemente debemos hacer doble clic sobre ella, o pulsar con el botón derecho del ratón sobre ella y hacer clic en Abrir. Modificar una nota Las modificaciones que podemos hacer sobre la nota son mínimas: Podemos aplicarle una categoría a e la nota pulsando sobre y escogiendo la opción Clasificar nos aparecen las categorías que tengamos disponibles. Podemos aplicarle una Categoría... Podemos asignarle Contactos a la nota Eliminar una nota Para eliminar una nota disponemos de varias opciones: Seleccionar la Nota y pulsar sobre la tecla Supr del teclado. Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la nota que deseemos eliminar y hacer clic sobre la opción Eliminar del menú emergente de la nota. O también podemos seleccionar la Nota y pulsar sobre el botón de la barra de botones de Notas.

Lista de contactos de outlook

LISTA DE CONTACTOS En esta unidad vamos a ver lo que es la lista de contactos, la utilidad que tiene y cómo gestionarla. Hoy en día tenemos bastantes complicaciones y asuntos en los que pensar y almacenar en nuestra limitada memoria como para almacenar y recordar todos los datos (teléfono fijo, teléfono móvil, dirección particular, dirección de correo, etc) de nuestros contactos, compañeros de trabajo y demás afines. Por esto Outlook nos ofrece una cómoda y sencilla manera de tener organizada una "Agenda" de contactos donde podemos guardar, modificar y eliminar a todos nuestros contactos. Al pulsar sobre el acceso directo de Contactos , en el panel de exploración, apareceel panel de Contactos, y en la zona derecha de la pantalla aparece la lista de nuestros contactos. Si la lista es muy larga podemos utilizar los botones de la derecha a modo de índice. Por ejemplo se pulsamos en el botón p-q, Outlook se posicionará en la lista, en el primer contacto cuyo apellido empiece por P.

Puede que la lista de tus contactos no la visualices de esta forma, existen distintas vistas disponibles que se pueden seleccionar desde Vista actual, en el Panel de exploración.

La barra de contactos La barra de contactos contiene las acciones más comunes que se utilizan para gestionar la lista de contactos. Por ejemplo el botón sirve para crear un nuevo contacto y añadirlo a la lista. El menú emergente de contactos Si nos situamos sobre una zona de la superficie de la lista de contactos que esté vacía y hacemos clic con el botón derecho del ratón, aparece el menú emergente de la lista de contactos, donde podemos encontrar las operaciones más utilizadas a la hora de gestionar nuestra lista de contactos. Crear un contacto. Para crear un nuevo contacto debemos hacer clic sobre el botón de la barra de contactos o haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el área en blanco de la lista de contactos y seleccionado la opción Nuevo contacto. Al hacer esto nos saldrá una pantalla similar a la que vemos en la imagen inferior, donde podemos rellenar los datos relacionados de nuestro contacto. Los distintos datos que podemos guardar de un contacto, aparecen agrupados en la banda de opciones, en la sección Mostrar . Vamos a ver estas secciones: En General encontramos los datos más comunes. En el primer campo podemos escribir directamente el nombre completo de nuestro contacto (en este caso Outlook considera la primera palabra como el nombre y las demás como los apellidos). Si nuestro contacto tiene un nombre compuesto o si queremos definir mejor el nombre completo, podemos hacer clic en el botón En este caso se abrirá el cuadro de diálogo de la derecha donde podremos rellenar los campos uno a uno e incluir algún campo más como por ejemplo el tratamiento: que queramos asignar al contacto en nuestra correspondencia (D., Sr., Sra., Prof., etc). Una vez rellenados los campos hacemos clic en Aceptar para volver. Junto al nombre, podremos introducir datos sobre como la organización o el cargo que ocupa en contacto en ella. Podremos incluso asociar una imagen al contacto. Debajo de estos datos, en las sección Internet podremos agregar la información relativa a este área, como las direcciones de correo electrónico, página web del contacto o su dirección Instant Messenger. Debajo de estos datos tenemos para introducir cuatro teléfonos, con las flechas negras podemos variar el tipo de teléfono que escribiremos en el cuadro de texto. También disponemos del botón que nos permite introducir datos más detallados sobre las distintas direcciones de nuestro contacto como por ejemplo el hogar familiar, el lugar de trabajo u otra dirección de segunda vivienda, etc. Finalmente, en la parte derecha encontramos un área de Notas, en la que escribir comentarios personales acerca de ese contacto.