Lista de notas de outlook

LISTA DE NOTAS Si trabajas en una oficina seguramente tengas la mesa del escritorio, el monitor y allá donde mires llena de notas Post-it por todos lados para que no se te olviden las cosas. En Outlook 2007 también tienes un bloc de notas Post-it interminable, donde puedes pegar y pegar notas hasta que te canses, y de diversos colores para clasificar las ideas. Esta herramienta es muy fácil de utilizar y a la vez es útil y eficaz. En este tema aprenderás a utilizar las notas, cómo crearlas, personalizarlas, eliminarlas, imprimirlas y cambiar las vistas del tablón de notas.

La pantalla de notas

Al pulsar sobre el acceso directo , nos aparece el tablón de notas tal como vemos en la imagen de la derecha ( si no tenemos ninguna nota debe estar en blanco ), y la barra de herramientas se sustituye por la barra de botones de Notas. La barra de botones de Notas La barra de botones de notas contiene las acciones más comunes que se utilizan para tomar notas. Por ejemplo el botón sirve para crear una nueva nota y añadirla al tablón. El menú emergente de Notas Este es el menú emergente de notas, donde podemos encontrar las operaciones más utilizadas a la hora de crear y organizar el panel de notas. Para acceder a él debemos situarnos sobre el panel y hacer clic con el botón derecho del ratón. Además del menú emergente de la pantalla de notas también disponemos de un menú emergente para cada nota específica. Para acceder a él debemos hacer clic con el botón derecho sobre la nota en cuestión. Crear una nota Vamos a ver cómo podemos crear una nueva nota y añadirla al tablón. Podemos añadir una nota de diversas maneras: Haciendo doble clic sobre el panel de notas Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el panel de notas y escoger la opción Nueva nota del menú emergente Haciendo clic sobre el botón Nuevo de la barra de botones de Notas En la imagen de la derecha podemos ver la pantalla de nueva nota. Podemos apreciar que es tal cual como si fuera un Post-it, además indica la fecha y la hora de la creación. En la esquina superior izquierda podemos ver el icono , si pulsamos sobre él nos aparece un menú emergente con las opciones disponibles para la nota como por ejemplo la opción que sirve para cerrar la nota, al igual que el botón situado en la esquina superior derecha de la nota . Editar y modificar una nota Editar una nota Para editar una nota después de haber sido creada, simplemente debemos hacer doble clic sobre ella, o pulsar con el botón derecho del ratón sobre ella y hacer clic en Abrir. Modificar una nota Las modificaciones que podemos hacer sobre la nota son mínimas: Podemos aplicarle una categoría a e la nota pulsando sobre y escogiendo la opción Clasificar nos aparecen las categorías que tengamos disponibles. Podemos aplicarle una Categoría... Podemos asignarle Contactos a la nota Eliminar una nota Para eliminar una nota disponemos de varias opciones: Seleccionar la Nota y pulsar sobre la tecla Supr del teclado. Hacer clic con el botón derecho del ratón sobre la nota que deseemos eliminar y hacer clic sobre la opción Eliminar del menú emergente de la nota. O también podemos seleccionar la Nota y pulsar sobre el botón de la barra de botones de Notas.

Lista de contactos de outlook

LISTA DE CONTACTOS En esta unidad vamos a ver lo que es la lista de contactos, la utilidad que tiene y cómo gestionarla. Hoy en día tenemos bastantes complicaciones y asuntos en los que pensar y almacenar en nuestra limitada memoria como para almacenar y recordar todos los datos (teléfono fijo, teléfono móvil, dirección particular, dirección de correo, etc) de nuestros contactos, compañeros de trabajo y demás afines. Por esto Outlook nos ofrece una cómoda y sencilla manera de tener organizada una "Agenda" de contactos donde podemos guardar, modificar y eliminar a todos nuestros contactos. Al pulsar sobre el acceso directo de Contactos , en el panel de exploración, apareceel panel de Contactos, y en la zona derecha de la pantalla aparece la lista de nuestros contactos. Si la lista es muy larga podemos utilizar los botones de la derecha a modo de índice. Por ejemplo se pulsamos en el botón p-q, Outlook se posicionará en la lista, en el primer contacto cuyo apellido empiece por P.

Puede que la lista de tus contactos no la visualices de esta forma, existen distintas vistas disponibles que se pueden seleccionar desde Vista actual, en el Panel de exploración.

La barra de contactos La barra de contactos contiene las acciones más comunes que se utilizan para gestionar la lista de contactos. Por ejemplo el botón sirve para crear un nuevo contacto y añadirlo a la lista. El menú emergente de contactos Si nos situamos sobre una zona de la superficie de la lista de contactos que esté vacía y hacemos clic con el botón derecho del ratón, aparece el menú emergente de la lista de contactos, donde podemos encontrar las operaciones más utilizadas a la hora de gestionar nuestra lista de contactos. Crear un contacto. Para crear un nuevo contacto debemos hacer clic sobre el botón de la barra de contactos o haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el área en blanco de la lista de contactos y seleccionado la opción Nuevo contacto. Al hacer esto nos saldrá una pantalla similar a la que vemos en la imagen inferior, donde podemos rellenar los datos relacionados de nuestro contacto. Los distintos datos que podemos guardar de un contacto, aparecen agrupados en la banda de opciones, en la sección Mostrar . Vamos a ver estas secciones: En General encontramos los datos más comunes. En el primer campo podemos escribir directamente el nombre completo de nuestro contacto (en este caso Outlook considera la primera palabra como el nombre y las demás como los apellidos). Si nuestro contacto tiene un nombre compuesto o si queremos definir mejor el nombre completo, podemos hacer clic en el botón En este caso se abrirá el cuadro de diálogo de la derecha donde podremos rellenar los campos uno a uno e incluir algún campo más como por ejemplo el tratamiento: que queramos asignar al contacto en nuestra correspondencia (D., Sr., Sra., Prof., etc). Una vez rellenados los campos hacemos clic en Aceptar para volver. Junto al nombre, podremos introducir datos sobre como la organización o el cargo que ocupa en contacto en ella. Podremos incluso asociar una imagen al contacto. Debajo de estos datos, en las sección Internet podremos agregar la información relativa a este área, como las direcciones de correo electrónico, página web del contacto o su dirección Instant Messenger. Debajo de estos datos tenemos para introducir cuatro teléfonos, con las flechas negras podemos variar el tipo de teléfono que escribiremos en el cuadro de texto. También disponemos del botón que nos permite introducir datos más detallados sobre las distintas direcciones de nuestro contacto como por ejemplo el hogar familiar, el lugar de trabajo u otra dirección de segunda vivienda, etc. Finalmente, en la parte derecha encontramos un área de Notas, en la que escribir comentarios personales acerca de ese contacto.

Bandeja de entrada de Outlook

La Bandeja de entrada

Lo primero que debemos hacer antes de gestionar nuestro correo es saber identificar las partes de la pantalla de la Bandeja de entrada. Al crear una cuenta de correo se crean unas carpetas asociadas a esa cuenta que son Bandeja de entrada, Bandeja de salida, Correo electrónico no deseado, Elementos eliminados y Elementos enviados. Los mensajes recibidos se almacenan normalmente en la Bandeja de entrada, así pues para acceder a los mensajes recibidos debemos hacer clic sobre esta carpeta en la lista de carpetas, o en la lista de accesos directos. Una vez estamos en la Bandeja de entrada vamos a estudiar la pantalla, para familiarizarnos con su entorno.

La barra de bandeja de entrada La barra de bandeja de entrada contiene las acciones más comunes que se utilizan con los mensajes recibidos. Por ejemplo el botón sirve para contestar un correo al remitente, este botón nos abre la ventana de composición de mensaje con el destinatario ya insertado, el asunto y el mensaje que nos había enviado el remitente. La cabecera de los mensajes La cabecera de los mensajes nos muestra de forma ordenada (ya veremos según qué criterios de ordenación) la cabecera de los mensajes recibidos. Junto al icono del sobre, abierto o cerrado, dependiendo de si hemos leído ya el mensaje o no, se muestra el nombre del remitente. Bajo él, en color gris, el asunto. A la derecha, la hora de envío, para los mensajes de hoy, y la fecha para mensajes de otros días. La barra de ordenación Cuando el panel central sea muy grande, se mostrará una barra que nos permite ordenar los mensajes por importancia, recibido, asunto, adjuntos... El cuerpo del mensaje Para ver el mensaje en sí, basta con seleccionar una cabecera. El mensaje se mostrará en el Panel de lectura. Si no se te muestra, puedes activarlo desde el menú Ver → Panel de lectura, eligiendo su posición. También podemos ver el mensaje a pantalla completa haciendo doble clic sobre él.

Elementos Basicos de Outlook

MICROSOFT OUTLOOK

Microsoft Outlook es una aplicación de gestión de correo, así como agenda personal, que nos permite la comunicación con miles de personas en todo el mundo a través de mensajes electrónicos. El correo electrónico tiene las ventajas frente al correo tradicional de ser fácil de utilizar, más barato y mucho más rapido. Por ejemplo puedes redactar una carta para celebrar una fiesta y mandársela en cuestión de minutos a un centenar de amigos sin necesidad de hacer copias de la carta y comprar multitud de sellos, simplemente con redactarla una vez, añadir la lista de contactos y hacer clic en enviar. Así de sencillo y rápido. Otra de las virtudes del correo electrónico es la posibilidad de mandar no solo texto en el mensaje, sino cualquier otro tipo de información, ya sea imágenes, documentos, archivos de música, aplicaciones, etc. (limitada por el tamaño del buzón de correo contratado con el servidor de correo). Al igual que una carta convencional hace escalas en distintas oficinas de correo, el correo electrónico (e-mail) hace también escalas de computador a computador hasta llegar al servidor de correo contratado por el usuario. Aunque todo este proceso se hace de forma transparente para el usuario. Los correos electrónicos se almacenan en los servidores de correo mientras el usuario no hace uso de ellos. Existen diversos tipos de clientes de correo basados en aplicación como puede ser MS Outlook, Thunderbird, IncrediMail, (además estos dos últimos son gratuitos), son programas que instalas en tu ordenador y te permiten el acceso a tu correo y descargarlo en tu computador, pero también existen gestores de correo basados en Web (webmail), como puede ser GMail o que nos permiten gestionar el correo directamente a través de una página web, desde cualquier lugar y desde cualquier ordenador.

• La pantalla inicial

Al arrancar Outlook aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento como veremos más adelante.

Veamos con más detalle los elementos que la componen...

• Las barras La barra de título

La barra de título contiene el nombre del programa y el nombre de la ventana actualmente activa dentro del programa. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

• La barra de menús

La barra de menús contiene las operaciones de Outlook, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Herramientas, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con las diferentes herramientas disponibles en Outlook. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente desde los iconos de las barras de herramientas que veremos en el siguiente punto. Cada opción tiene una letra subrayada, esto indica que se puede acceder directamente a la opción pulsando simultáneamente la tecla Alt y la letra subrayada, por ejemplo si pulsamos Alt + A se abre la opción Archivo.
En Outlook2007 la barra de menús tiene un comportamiento "inteligente", que consiste, básicamente, en mostrar sólo los comandos más importantes y los que el usuario va utilizando.  Los menús desplegables de la barra de menús contienen tres tipos básicos de elementos:

Comandos inmediatos: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú ? (ayuda), al pulsar F1 nos muestra la ayuda de Microsoft Outlook.

Opción con otro menú desplegable: Al situarse sobre ésta, se abre un nuevo menú a su lado con más opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Por ejemplo, en el menú Archivo, Carpeta.

Opción con cuadro de diálogo:  Al hacer clic en la opción aparece un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba con puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Herramientas, Configuración de la cuenta...

• Las barras de herramientas

Las barras de herramientas contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales de la aplicación, como:

Nuevo:  
Enviar y recibir:   
Imprimir:  
Hay operaciones que no están disponibles en un determinado momento. Se reconocen porque tienen el color atenuado. La barra que te hemos mostrado es la inicial en MS Outlook, existen más barras de herramientas como por ejemplo la de Bandeja de entrada o Calendario, éstas son accesibles según la pantalla en la que estemos.

• La barra de estado

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento.